PAUTAS GENERALES:
1.- El país elegido como sede del congreso designará un comité organizador (C.O.) que tendrá a su cargo la organización del evento y estará constituído por un Presidente, un Secretario y un Tesorero
2.- El C.O. designará las comisiones o sub-comisiones que considere necesario para la organización del Congreso
3.- El Presidente del C.O. será directamente el responsable de todos los aspectos de la organización del Congreso ante la Junta Directiva del CLAHT y deberá presentar informe administrativo detallado a ésta y posteriormente a la asamblea del próximo Congreso.
4.- El programa del Congreso se desarrollará de la manera siguiente: el primer día se destinará al curso o programa educacional. Los dias 2do., 3ro. Y 4to. Sesionará el Congreso propiamente dicho
5.- El C.O. enviará el programa preliminar del Congreso a la junta directiva del CLAHT con una anticipación no menor a 12 meses de la fecha del Congreso. La Junta Directiva del CLAHT deberá contestar aprobando dicho programa, con o sin modificaciones, en un plazo no mayor de 30 dias.
6.- El C.O. dictará las normas que considere necesarias para la presentación de comunicaciones libres, carteles, sesiones plenarias, mesas redondas, simposia y cualquier actividad científica prevista, respetando las pautas mínimas de este reglamento.
7.- Inmediatamente de notificada la aprobación del programa el C.O. comenzará las tareas de difusión y organización del Congreso con ajuste a las siguientes pautas:
* El C.O. deberá enviar a todos los miembros del CLAHT la información necesaria para la concurrencia del Congreso con una anticipación de por lo menos 6 meses de la fecha de inicio incluyendo los puntos siguientes:
Congreso:
- Fecha exacta de la realización del programa educacional y del
- Sede del Congreso
- Temario tentativo del programa educacional
- Temario tentativo de las conferencias plenarias
- Temario tentativo de las simposia y mesas redondas
- Cronograma preliminar del Congreso
- Reglamento para la presentación de los resúmenes de trabajos como comunicaciones libres o carteles incluyendo la fecha límite para su recepción.
- Comodidades de alojamiento, incluyendo los precios de los hoteles
- Arancel de inscripción, que será menor en por lo menos la suma de la cuota anual (actualmente 20 dólares) para los socios con respecto a los no socios.
8.- Dentro de lo posible el Congreso se programará para que se realice de martes a viernes, de manera que quienes asistan puedan permanecer sábado y domingo en el Pais huésped
9.- Los idiomas oficiales serán español y portugués. En caso de haber participantes invitados que expongan en otros idiomas, el C.O. deberá prever la traducción simultánea
10.- El C.O. tomará las medidas necesarias para asegurar el estricto cumplimiento de los horarios de comienzo y finalización de las sesiones científicas.
11.- Durante los horarios previstos para el funcionamiento del Congreso se programará la realización de reuniones: administrativas de la Junta Directiva y Asamblea General del CLAHT, cuya extensión será de no más de 3 horas cada una. La Reunión administrativa podrá coincidir con otras actividades científicas del Congreso, aunque es preferible organizarla durante una comida. En cambio durante la Asamblea General no podrá haber otra actividad simultánea para posibilitar la asistencia de la mayor cantidad de miembros.
12.- El cronograma que acompaña a las presentes disposiciones y que se propone como modelo, podrá ser modificado por el C.O. para adaptarlo a las necesidades del país huésped, siempre y cuando se respeten las pautas siguientes:
a) Realizar el programa educacional el día previo al comienzo del Congreso
b) Favorecer la realización de sesiones de comunicaciones libres y carteles para aumentar la participación de la mayor cantidad posible de expositores
c) Programar un mínimo de 6 sesiones plenarias y un máximo de 9
d) Programar no más de una mesa redonda o simposium por sala.
e) Prever que el último día las reuniones científicas se desarrollen durante la mañana y reservar la tarde para organizar una visita a la ciudad u otra actividad social para congresantes y acompañantes.
CURSO O PROGRAMA EDUCACIONAL
1.- Será teórico o teórico-práctico
2.- Las exposiciones estarán a cargo de los miembros del grupo CLAHT, que tengan experiencia personal en el tema a desarrollar y puedan transmitir claramente los detalles de ejecución de técnicas o pautas terapéuticas. Se evitará que el curso o programa educacional sea una simple transmisión oral de conocimientos bibliográficos.
3.- Se dictará el día anterior al comienzo del Congreso y tendrá una extensión total de 8 horas dividida en dos sesiones de 4 horas. El horario será establecido por el C.O. y según las modalidades de trabajo de quienes eventualmente se inscriban.
4.- Se desarrollará un tema por hora, destinándose 45 minutos, como máximo, a la exposición y 15 minutos a preguntas.
5.- Los temas a dictar serán de estricta aplicación práctica y se eligirán entre aquellos que el C.O. crea que deban ser difundidos o aclarados, para ser aplicados al diagnóstico y/o tratamiento, y que su realización esté dentro de las posibilidades reales de los lugares de trabajo del auditorio al que están dirigidos.
6.- El expositor deberá enviar por escrito (no mas de 2 páginas) con suficiente antelación los puntos fundamentales de su exposición, ejemplo: si se trata de una técnica, la descripción detallada de la misma y su interpretación. Si se trata de recomendaciones terapéuticas el detalle del esquema de tratamiento propuesto, etc. Deberá incluir las citas bibliográficas que a su juicio sean importantes y aclaren la ejecución o aplicación de lo comunicado. El C.O. efectuará fotocopias o editará un folleto para distribuirlo entre los asistentes inscritos en el curso, los fondos para efectuar las fotocopias provendrán de los aranceles de inscripción en el curso o de algunas donaciones.
CONFERENCIAS PLENARIAS
1.- Estarán a cargo de un experto en el tema elegido que podrá ser miembro del CLAHT o un invitado especial
2.- El propósito de estas sesiones será desarrollar los conocimientos sobre el tema elegido en la forma más amplia y detallada posible, enfatizando los avances recientes y su importancia futura.
3.- Se desarrollarán durante un máximo de 30 minutos y no habrá preguntas al finalizar
4.- Durante el horario de las conferencias plenarias no habrá otra actividad en el Congreso
5.- Si el disertante no utiliza los idiomas oficiales del Congreso, el C.O. dispondrá lo necesario para que haya traducción simultánea
SIMPOSIA
1.- Tendrán por objeto analizar los aspectos más novedosos del tema propuesto
2.- Si el tema está en relación con alguno de los desarrollados en las conferencias plenarias, el disertante que tuvo a su cargo la conferencia, será invitado a participar como integrante del panel.
3.- Tendrá una duración máxima de 90 minutos, de los cuales, 60 minutos estarán dedicados a las exposiciones y 30 minutos a la discusión abierta. Es conveniente que los ponentes realicen una reunión previa para intercambiar ideas y evitar repeticiones
4.- Estará integrado por 3 a 5 personas cuyas exposiciones tendrán una duración máxima de 20 minutos de acuerdo al número de participantes
5.- Será dirigido por un Coordinador y un Secretario
6.- El Coordinador tendrá una participación activa en la discusión y podrá tomar a su cargo, como panelista, el desarrollo de un aspecto del tema
7.- El Secretario podrá conducir el debate, y participar activamente de la discusión y tendrá a su cargo el control del estricto cumplimiento de los horarios de exposición de los participantes.
8.- Si algún panelista no utilizara los idiomas oficiales del Congreso, el C.O. dispondrá lo necesario para que haya traducción simultánea
MESA REDONDA
1.- Un equipo de expertos que sostiene puntos de vista divergentes sobre un tema
2.- Si el tema está en relación con alguno de los desarrollados en las conferencias plenarias, el disertante que tuvo a su cargo la conferencia, será invitado a participar como integrante de la mesa redonda..
3.- Tendrá una duración máxima de 90 minutos, de los cuales, 60 minutos estarán dedicados a las exposiciones y 30 minutos a la discusión abierta. Es conveniente que los ponentes realicen una reunión previa para intercambiar ideas y evitar repeticiones
4.- Estará integrado por 3 a 5 personas cuyas exposiciones tendrán una duración máxima de 20 minutos de acuerdo al número de participantes
5.- Será dirigido por un Coordinador y un Secretario
6.- El Coordinador tendrá una participación activa en la discusión y podrá tomar a su cargo, el desarrollo de un aspecto del tema
7.- El Secretario podrá conducir el debate, y participar activamente de la discusión y tendrá a su cargo el control del estricto cumplimiento de los horarios de exposición de los participantes.
8.- Si algún panelista no utilizara los idiomas oficiales del Congreso, el C.O. dispondá¡ lo necesario para que haya traducción simultánea
SESIONES DE COMUNICACIONES LIBRES O CARTELES
1.- Las sesiones de comunicaciones libres o de carteles no podrán ser simultáneas con otra actividad científica del Congreso.
2.- Serán aceptados aquellos trabajos cuyos resúmenes hayan sido enviados en término y de acuerdo con el reglamento de presentación de trabajo que dicte el C.O.
3.- La aceptación de los trabajos será comunicada a los autores con una antelación de no menos de 90 dias a la fecha de inicio del Congreso, para permitir que quienes deban concurrir al Congreso puedan solicitar el uso de licencia en los lugares de trabajo de sus países respectivos
4.- Las exposiciones de las comunicaciones libres tendrán un máximo de 10 minutos y habrá 5 minutos de discusión a continuación
5.- El C.O. designará un Presidente y un Secretario para cada sesión de comunicaciones libres , quienes arbitrarán los medios necesarios para que los expositores cumplan estrictamente con el tiempo de exposición asignado y dirigirán la discusión.
6.- En el organigrama básico se han previsto horarios para dar cabida a un total de 40 comunicaciones libres en el caso de contar con una sala de conferencias. Este total aumentará, lógicamente, en relación con la sala con que cuente la sede del Congreso.
7.- En las sesiones de carteles, éstos deberán ser expuestos desde las 8:00 am del día designado y se asignará un horario para que todos los ponentes discutan los resultados en una sesión conjunta pública.
8.- La decisión de presentar carteles con discusión o sólo comunicaciones libres dependerá del número de trabajos recibidos.
9.- Si se planifica un número de conferencias plenarias, mesas redondas y/o simposia menores al máximo recomendado, los horarios vacantes deberán ser ocupados por sesiones de comunicaciones libres o de carteles, para cumplir con uno de los requisitos propuestos que es el de aumentar sustancialmente la participación activa de los concurrentes al Congreso.
